5 Lỗi Thường Gặp Khi Tự Dịch Hồ Sơ Visa

Dưới đây là 5 lỗi lặp lại nhiều nhất mà chúng tôi thấy khi rà soát hồ sơ khách tự dịch hoặc dịch ở nơi không chuyên về visa. Không phải lỗi ngữ pháp — mà là lỗi khiến hồ sơ bị lãnh sự nghi ngờ khi đối chiếu giữa các giấy tờ.

1. Tên không khớp tuyệt đối với hộ chiếu

Tên trên giấy khai sinh, đăng ký kết hôn… có dấu tiếng Việt hoặc cách phiên âm khác với tên trên hộ chiếu đang dùng để nộp hồ sơ. Lệch một ký tự cũng có thể khiến viên chức lãnh sự yêu cầu giải trình bổ sung. Luôn đối chiếu bản dịch với đúng cách viết tên trên hộ chiếu, không dịch theo cách viết “thông thường”.

2. Sai định dạng ngày tháng

Ngày kiểu Việt Nam (ngày/tháng/năm) bị đọc nhầm sang định dạng kiểu Mỹ (tháng/ngày/năm), làm sai ngày sinh, ngày kết hôn, hoặc thời hạn hợp đồng lao động trên bản dịch. Lỗi này rất phổ biến vì phần mềm dịch tự động hay quy đổi sai.

3. Làm tròn số trên sổ tiết kiệm hoặc sao kê

Số dư trên bản dịch phải khớp chính xác từng đồng với bản gốc. Làm tròn dù chỉ một chữ số, hoặc quy đổi tỷ giá không nhất quán giữa các giấy tờ tài chính trong cùng hồ sơ, có thể khiến hồ sơ bị nghi ngờ về năng lực tài chính.

4. Dịch chức danh, loại hợp đồng thoát nghĩa

Ví dụ “Trưởng phòng” dịch chung chung thành “Manager”, hoặc “hợp đồng không xác định thời hạn” dịch nhầm thành “temporary contract” — ngược hoàn toàn ý nghĩa, ảnh hưởng trực tiếp đến cách lãnh sự đánh giá tính ổn định công việc của đương đơn.

5. Bỏ sót phụ lục, ghi chú, hoặc con dấu phụ

Phụ lục điều chỉnh lương đính kèm hợp đồng lao động, ghi chú cấp lại trên giấy đăng ký kết hôn, hoặc con dấu treo ở góc trang — những chi tiết nhỏ này thường bị bỏ qua vì tưởng không quan trọng, nhưng lại là thứ lãnh sự dùng để xác minh tính nguyên bản khi đối chiếu.

Đã tự dịch rồi thì sao?

Không cần dịch lại từ đầu. Gửi hồ sơ đã dịch qua để rà soát lại 5 điểm trên trước khi nộp — xem dịch vụ kiểm tra hồ sơ trước khi nộp (Final Check).