Mẫu Đơn Xin Nghỉ Phép Đi Nước Ngoài (Song Ngữ Việt–Anh) Cho Hồ Sơ Visa
Cập nhật:
Trả lời ngắn: người đang đi làm khi xin visa du lịch hầu như luôn cần giấy tờ thể hiện công ty đồng ý cho nghỉ đúng thời gian chuyến đi. Dưới đây là mẫu song ngữ Việt–Anh dùng được ngay — copy về điền, xin chữ ký + mộc công ty là xong một mục trong checklist.
Vì sao lãnh sự cần tờ đơn này?
Đơn xin nghỉ phép chứng minh hai điều: bạn có công việc ổn định để quay về (ràng buộc quan trọng nhất với visa du lịch), và chuyến đi được công ty biết và chấp thuận — nghĩa là lịch trình có thật. Vì thế nó luôn bị đối chiếu chéo với hợp đồng lao động, xác nhận thu nhập và vé máy bay. Ba giấy tờ này lệch nhau là hồ sơ yếu đi ngay.
Mẫu đơn song ngữ (copy về dùng)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM — Independence – Freedom – Happiness
ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP / APPLICATION FOR LEAVE
Kính gửi / To: Ban Giám đốc Công ty [tên công ty] / The Board of Directors of [company name]
Tôi tên / My name is: [HỌ TÊN như hộ chiếu] Chức vụ / Position: [chức danh] — Phòng/Bộ phận / Department: [phòng ban] Làm việc tại công ty từ / Employed since: [tháng/năm]
Nay tôi làm đơn này kính xin Ban Giám đốc cho tôi nghỉ phép từ ngày [dd/mm/yyyy] đến ngày [dd/mm/yyyy] để đi du lịch tại [quốc gia]. I am writing to request annual leave from [dd/mm/yyyy] to [dd/mm/yyyy] for a tourism trip to [country].
Tôi cam kết bàn giao công việc đầy đủ trước khi nghỉ và quay lại làm việc đúng ngày [dd/mm/yyyy]. I commit to completing a full handover before my leave and returning to work on [dd/mm/yyyy].
Trân trọng cảm ơn. / Respectfully,
[Địa danh], ngày … tháng … năm … / [City], [date] Người làm đơn / Applicant (ký, ghi rõ họ tên / signature & full name) Xác nhận của công ty / Company confirmation (ký tên, đóng dấu / signature & seal)
Hướng dẫn điền từng mục
- Họ tên: viết đúng phiên âm trên hộ chiếu, nhất quán với mọi giấy tờ khác trong hồ sơ.
- Thời gian nghỉ: bao trùm toàn bộ lịch trình bay (kể cả ngày bay đêm về tới Việt Nam). Cộng dư 1 ngày trước/sau càng an toàn.
- Ngày quay lại làm việc: là ngày làm việc đầu tiên sau khi về — chi tiết nhỏ nhưng thể hiện rõ ý định quay về.
- Xác nhận công ty: phần quyết định giá trị tờ đơn. Cần chữ ký người có thẩm quyền + mộc tròn công ty. Đơn không mộc gần như không có giá trị với lãnh sự.
4 lỗi hay gặp
- Ngày nghỉ không khớp lịch trình — lỗi số một, lãnh sự bắt được ngay khi so với booking vé.
- Chức danh trên đơn khác hợp đồng lao động — “Trưởng phòng” chỗ này, “Nhân viên” chỗ kia.
- Chỉ có chữ ký, thiếu mộc công ty.
- Bản dịch tự làm sai thuật ngữ — “đơn xin nghỉ phép” dịch máy thành nhiều biến thể lạ; bản dịch nộp lãnh sự nên có xác nhận của đơn vị dịch.
Câu hỏi thường gặp
Đơn xin nghỉ phép có bắt buộc trong hồ sơ visa du lịch không? Với người đang đi làm, hầu hết checklist visa Schengen, Úc, Canada, Anh đều yêu cầu giấy tờ thể hiện được công ty cho nghỉ đúng thời gian chuyến đi — thường là đơn xin nghỉ phép có xác nhận hoặc thư xác nhận của công ty.
Đơn xin nghỉ phép viết tiếng Việt rồi dịch, hay viết thẳng tiếng Anh? Cả hai đều được chấp nhận. Cách phổ biến: công ty xác nhận trên bản tiếng Việt (đúng quy trình nội bộ, có mộc) rồi dịch sang tiếng Anh kèm xác nhận dịch. Nếu công ty sẵn sàng ký bản tiếng Anh hoặc song ngữ thì không cần dịch.
Ngày nghỉ trên đơn có cần khớp với vé máy bay không? Cần. Thời gian nghỉ phải bao trùm toàn bộ lịch trình chuyến đi. Đơn ghi nghỉ 10 ngày nhưng lịch trình 14 ngày là mâu thuẫn khiến lãnh sự đặt câu hỏi.
Chủ doanh nghiệp có cần đơn xin nghỉ phép không? Không — chủ doanh nghiệp không tự xin phép mình. Thay vào đó dùng giấy phép kinh doanh và giấy tờ thuế để chứng minh công việc.
Dùng bản tiếng Việt có mộc + bản dịch có xác nhận
Nếu công ty chỉ ký bản tiếng Việt (đa số trường hợp), quy trình chuẩn là: xin xác nhận trên bản tiếng Việt → dịch sang tiếng Anh có mộc đơn vị dịch + xác nhận dịch → nộp cả hai. Gửi ảnh tờ đơn qua Zalo, báo giá trong 5 phút — đơn 1 trang dịch chỉ từ 20.000đ, có trong ngày nếu gấp. Xem thêm giấy tờ công việc thường đi cùng: hợp đồng lao động, xác nhận thu nhập, quyết định bổ nhiệm.